Personne dans ton commerce ne fait ça pour mal faire. Ton monde veut juste écrire un courriel plus vite. Le problème n'est pas la personne, c'est qu'il n'y a aucune règle, et qu'on ne peut pas rappeler une information une fois qu'elle est partie.
Un midi, ton commis a une réponse plate à écrire à un client fâché. Il ouvre un chatbot gratuit, colle le courriel du client au complet, avec son nom, son adresse, le numéro de sa commande, et demande « écris-moi une réponse polie ». Trente secondes plus tard il a sa réponse, il l'envoie, il passe à autre chose. Il a bien travaillé. Il a aussi sorti les informations d'un client de ton entreprise, et personne, pas même toi, ne peut les faire revenir.
Je ne commence pas cet article-là en te disant d'interdire l'intelligence artificielle. Ce serait le pire conseil que je pourrais te donner : ton monde va s'en servir pareil, en cachette, sur son téléphone personnel, et là tu ne sauras vraiment plus rien. Ce qu'il te faut, c'est une règle. Une seule page. Je te montre comment l'écrire.
Quand tu colles un texte dans un outil d'IA, ce texte part sur les serveurs de la compagnie qui l'opère. Ce n'est pas un secret et ce n'est pas un scandale : c'est comme ça que l'outil fonctionne. Ce qui change tout, c'est la version que tu utilises.
Dans les versions gratuites, grand public, le contenu de tes conversations peut servir à améliorer le modèle, à moins que tu ailles fermer l'option toi-même dans les réglages. Dans les versions d'affaires payantes, les fournisseurs sérieux s'engagent par contrat à ne pas s'en servir pour l'entraînement. C'est écrit dans leurs conditions, et ça se vérifie en cinq minutes sur leur site. La question à poser n'est donc jamais « est-ce que l'IA est sécuritaire », c'est « quelle version, sous quel contrat ».
Et il y a un détail que peu de monde réalise : une information collée là ne se retire pas. Tu peux effacer ta conversation, ça enlève ce que tu vois à l'écran. Ce qui est déjà parti ailleurs, dans des copies, des journaux ou un entraînement en cours, ne se rappelle pas. Un mot de passe, tu peux le changer. Le dossier médical d'un client, non.
Si tu détiens des renseignements sur des personnes, des clients, des employés, la loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s'applique à toi. Elle ne commence pas à cinquante employés. Elle s'applique à l'entreprise qui détient les renseignements, point.
Concrètement, ça veut dire que si tu envoies des renseignements de clients chez un fournisseur, tu dois savoir qui il est, où ça s'en va, et ce qu'il en fait. Un chatbot gratuit ouvert un midi, ce n'est pas une décision d'affaires documentée : c'est un fournisseur que tu n'as jamais choisi et dont tu ne peux pas répondre. J'écris là-dessus sur ma page sur la Loi 25, sans le vocabulaire d'avocat.
Voici la structure que je donne à mes clients. Tu la remplis en vingt minutes, tu l'imprimes, tu la mets où ton monde la voit.
C'est tout. Cinq points. Pas de politique de douze pages que personne ne lit, pas de comité, pas de formation obligatoire. Une page collée à côté de la caisse fait plus pour ta sécurité que n'importe quel logiciel que quelqu'un va essayer de te vendre.
Demande à ton monde, sans reproche et sans piège, qui s'est déjà servi d'un chatbot pour l'ouvrage. Tu vas être surpris, et c'est correct : ça veut dire qu'ils cherchent à mieux travailler. Ensuite, écris la page. Ensuite seulement, si le besoin est réel, tu paies un abonnement d'affaires pour l'outil que tu as choisi.
Dans cet ordre-là. La règle avant l'outil, toujours. Un outil payant sans règle, c'est juste une facture de plus avec le même trou.